Se trata de una herramienta online (es decir, no tenemos que instalarla en nuestro ordenador) que nos permite compartir documentos ofimáticos (Word, Excel, Powerpoint,...) con cualquiera, sin necesidad de enviarlos adjuntos por email.
Vamos a imaginarnos que hago un documento de Word y quiero compartirlo con vosotros usando esta nueva herramienta:
1) Lo primero que tengo que hacer es subirlo de mi ordenador a Zoho Viewer. Para esto pulso el botón Examinar... que encuentro en la página de dicho sitio (para subir varios archivos utilizaré el enlace Bulk Upload)
2) A continuación selecciono el documento en el cuadro de diálogo que me aparece (el habitual en estos casos).
3) Una vez hecho esto pulso el botón View, y Zoho Viewer comenzará a trabajar.
4) Cuando termina su trabajo, me muestra el documento en pantalla ofreciéndome en la parte superior una serie de enlaces que me permiten imprimirlo, editarlo, etc... A nosotros el que nos interesa es Share.
5) Cuando pulsamos sobre Share nos aparece una ventana flotante indicándome cual es el enlace que debo daros para que vosotros podáis ver este documento (Permalink of the document). El que me ha ofrecido a mi para esta ocasión es http://viewer.zoho.com/docs/pbxbCf.
Aunque también os da la posibilidad en esa misma ventana de enviar directamente desde allí un email a quien queráis.
¿Estos documentos compartidos son privados o públicos? Pues depende. Si lo publico en un blog como ahora, podrá leer ese documento cualquiera que conozca este blog y por consiguiente el enlace. Si sólo se lo envías a una persona por correo, es de suponer que sólo esa persona lo verá. Pero a pesar de eso, cuidado y no lo utilicéis para enviar información privada importante.
Otra ventaja del sistema es que se puede descargar el documento original (download) por lo que podría ser muy util también para el eterno problema que tenéis de enviaros cosas desde casa a clase y viceversa.
También podéis exportar los documentos a otros formatos (por ejemplo PDF) y muchas más cosas que hace de esta herramienta una opción muy a tener en cuenta.
Zoho Viewer forma parte de Zoho, un sistema ofimático online que incluye un montón de herramientas (procesador de textos, hoja de cálculo, creador de presentaciones,...). Eso sí, todo en inglés, que aunque a algunos no os importará, a otros os supondrá un gran problema.
Más información de Zoho en la Wikipedia.
